让 AI 查你的表格：订单状态、价格、库存都从你自己的表里答

桌面端 2.1.15 新增。 更早的版本里是另一个只管库存的「业务数据」卡片。当前可下载版本请以下载页为准。

「报告什么时候出？」「订单 10482 到哪了？」「A-100 还有货吗？」——这些问题产品目录答不了，因为答案每天都在变。它们记在你本来就在维护的那张表里。

查询工具让 AI 在写回复时去查这张表。你接上一张表、写一句「这张表回答什么问题」，客户问到时 AI 就去找匹配的那一行。订单状态、物流单号、检测报告进度、会员到期、价目表、库存，都是同一件事：按编号或名称找到一行，再根据这一行回答。

准备什么

一张有表头行的表：电脑上的 Excel 或 CSV 文件（.xlsx、.xls 或 .csv；CSV 最好存为「CSV UTF-8」，GB18030 和 Windows-1252 编码的 CSV 也能读取），或者共享设置为「知道链接的任何人可查看」的 Google Sheet。
以下上限要同时满足：25 MB、25,000 行、128 列、总共 250,000 个单元格、每个单元格 4,096 个字符。超出任何一项都会导入失败，而不是悄悄截掉一部分——否则 AI 会把被截掉的行当成「查不到」。
同一时间最多开启 5 个查询工具。

1. 添加查询工具

点左侧栏的 Dashboard 打开 AI 面板，进入商业智能标签页，选择业务数据，再点添加查询工具。弹窗共三步。也可以在 AI Nexus 里点让 AI 查你的表格，直接打开这个弹窗。

第 1 步：数据来源。 二选一：

点选择文件选表格。文件里有多个工作表时，选要用的那一个。
或者粘贴 Google Sheets 链接，点读取。普通的编辑链接（docs.google.com/spreadsheets/d/…/edit）和「发布到网络」的链接都可以。建议先在浏览器里打开要用的那个工作表，再复制地址栏里的地址：这样的链接末尾带 #gid=…，应用据此知道读哪个工作表，后面的复核链接也能直接定位到单元格。不带 #gid= 的链接读取第一个工作表。

应用会显示前几行，并高亮它认定的表头行。认错了（比如把表格上方的标题行当成了表头），点表头不对？，再点正确的那一行。

常见的表有捷径：快捷模板里有库存、订单/样品进度、价格表、交期和产品规格。选一个，第 2 步会按这类问题预填好，并提示表格需要哪些列。

第 2 步：这张表回答什么问题？ 用一句话写客户会问什么，例如「客户问检测报告什么时候出」。AI 据此判断什么时候查这张表。为了生成工具的名称和描述，应用只发送这句话、列名和列统计（比如「这一列 98% 是日期」），不发送任何单元格内容。

第 3 步：确认。

名称和 AI 会这样理解这张表：根据你写的那句话和列名生成，不对的地方直接改。
列：每列显示应用按单元格写法识别出的类型：日期、时长、金额、数量、电话、邮箱或文本。
试查：输入表里的编号或词，直接看 AI 会拿到哪几行。在你的电脑上查，不调用 AI。
回复前需人工确认：见下面第 3 节。
高级：修改列类型；隐藏列（勾选的列 AI 既查不到也看不到）；Google Sheets 的刷新间隔：30 分钟、1 小时、6 小时（默认）、12 小时或 24 小时。

点保存。工具出现在列表里，显示行数和更新时间，旁边有开关。⋯ 菜单里有编辑、立即刷新和删除。删除工具不会改动你的文件或表格本身。

2. 确认应用拿不准的列

有些列光看写法判断不了，应用会让你点选，而不是自己猜：

全是数字（12、10001、13812345678）：在数量、金额、编号、电话中选一个。
像 03/04/2026 这样的日期：日在前还是月在前？Excel 里真正的日期单元格不用选；文本日期（包括所有 CSV）在整列都看不出顺序时需要选。
像 1,234 这样的金额：哪个符号是小数点？
没写计价单位的价格：每件、每箱、每月……？选一个单位，或者选单位在某一列并指定那一列。

不确认也能保存。确认之前，AI 照样看得到这些列的值，但应用不会拿它们去核对回复里的价格、日期或交期；审批人最多只会看到它们被列为「回复里复述了的内容」。

3. 决定谁来把关

AI 不判断某位客户有没有权看某条记录，这由你来决定。

回复前需人工确认：自建的表以及订单/样品进度、价格表、交期模板默认打开，库存和产品规格模板默认关闭。表里有客户个人信息（姓名、电话、订单、检测结果）时请保持打开：用到这张表任何一行的回复都会先交给你，auto 模式也一样，由你确认这条记录确实属于提问的人。
表格里的价格和交期一律等你批准。 AI 查到的行里有价格或交货时间、而回复里报了价或说了交期时，这条回复会变成草稿等你批准。不论确认开关开没开、不论数值和表里对不对得上、不论什么模式，都是如此。在这类回复里，只要应用分辨不出某个数字不是价格或日期，就会扣下来：「现在有 37 件现货」照常可以发，「5 件 40 美元」会等你。
只说有没有货的回答可以直接发。 用库存模板且没开确认时，auto 模式可以直接发出「有的，还剩 37 件」，和公司资料里的其他事实一样。如果库存列全是数字，请在第 3 步把它确认为数量；确认之前，应用会把这些数字当作可能的价格，回复会先交给你。
表格完全读不到时（比如文件改动后打不开了），AI 会写一条简短的「正在确认，稍后回复」，这条回复要等你批准，对话会出现在待人工接管里（提示条「N 个会话待人工接管」），不会自动发出任何内容。如果应用手里还有之前读到的版本（文件被移走、表格很久没刷新成功），AI 会用那个版本回答，回复先交给你，并标出数据时间。

auto 模式下，被扣下的回复就是一条普通草稿加一条审批通知，不会每条消息都多出一条「待人工接管」。

4. 审批人能看到什么

被扣下的草稿会在草稿卡片、草稿编辑框和 Telegram 里带上依据：

为什么要审，例如「需人工确认：价格/交期来自价目表，发送前请确认」或「需人工确认：用到了报告进度的数据，请确认可以给这位客户看」。
查了什么：例如「已查询：报告进度 · “S-1234” · 1 行」；点查看返回的行能看到 AI 拿到的完整内容。
数值从哪来：应用能对上单元格的数值会各列一行（桌面端最多 20 条，Telegram 最多 8 条），例如「2026-10-21 ← 报告进度 · 第 37 行 D 列」，旁边有复核链接。对不上的数值没有这一行，所以也请对照返回的行看一遍回复。
数据时间，并提醒「原表可能已改动，以表中当前值为准」——链接打开的是现在的表，AI 用的是当时读到的版本。
AI 还想向团队确认的问题会显示为「AI 还想向团队确认：……」。批准前直接在草稿里把答案补上。

复核链接按数据来源不同：

Google Sheet，链接带 #gid=：浏览器打开表格并选中那一格。
Google Sheet，链接不带 #gid=：打开表格，位置用文字写明（「第一个工作表第 37 行 D 列」）。
发布链接：Google 不支持定位到格，打开发布页面并用文字写明位置。
本地文件：在应用里显示 AI 当时看到的那一行并高亮那一格，另有打开文件按钮，只会打开你为这个工具选过的那个文件。

Telegram 审批消息带审核原因、查询记录、对上的数值的位置和 Google Sheets 的复核链接（本地文件只写位置），从不带行内容；链接预览已关闭，Telegram 服务器不会去抓你的表。网页收件箱目前显示审核原因和待确认的问题。

别把客户资料放进公开表格

共享为「知道链接的任何人可查看」的 Google Sheet，任何拿到链接的人都能打开。如果你日常用的表里有客户信息，不要直接共享它，另建一张只放 AI 需要的列的表来共享：

新建一张 Google Sheet，比如「报告进度（AI 用）」。
在 A1 单元格里，从内部表只取需要的列： =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/<内部表的ID>/edit", "Samples!A:C") 第一次使用时点允许访问。要取不相邻的几列，外面套一层 QUERY： =QUERY(IMPORTRANGE("…", "Samples!A:H"), "select Col1, Col4, Col7")
只把这张新表共享为「知道链接的任何人可查看」，把它的链接粘贴到 WhatsApp AI Pro。

内部表保持私有，照常更新；公开的副本自动跟着变，AI 按你设的刷新间隔读取副本。姓名、电话和其他不该让陌生人看到的内容不要放进去。应用里的「隐藏列」只是不让 AI 看到某一列，挡不住打开公开链接的人。

先自己测一遍

在 AI 面板（左侧栏的 Dashboard）进入接管设置标签页，点测试，问一个这张表能回答的问题，比如「样本 S-1234 什么时候出报告？」。沙盒会用你的查询工具，并告诉你这条回复在真实对话里会直接发出还是先交你审核。

常见问题

我的表格会上传到你们的服务器吗？

不会。本地文件在你的电脑上读取；Google Sheet 由你的电脑直接从 Google 下载。会离开你电脑的是：AI 为某条回复查到的那几行，会和对话的其他内容一起放进 AI 请求，经由我们的服务器发送给 AI 服务商；添加工具时生成描述的请求只带你写的那句话、列名和列统计，不带单元格的值。我们保留哪些数据，见隐私政策。用到表格的草稿会把查到的行保存在你的电脑上，方便审批人查看。

数据有多新？

本地文件一有改动就会重新读取，保存文件后下一次查询用的就是新版本。Google Sheet 按你选的间隔刷新（默认 6 小时），表格大改后可以点立即刷新。刷新拖得太久时，AI 会短暂等一份新数据；等不到就用旧数据回答，并把回复扣下、标出数据时间。

AI 会改我的表格吗？

不会。查询工具只读。AI 用编号、电话或行里的词去查，最多拿到 5 行；匹配的行更多时，它会请客户提供更具体的信息。

能接私有的 Google Sheet 吗？

不能直接接，表格必须是「知道链接的任何人可查看」。用上面另建一张表的做法，让公开的副本里只有 AI 需要的内容。

以前的 Shopify、WooCommerce 连接去哪了？

桌面端 2.1.15 起和原来的库存卡片一起移除了，已有的连接不会迁移过来。把商品或库存导出成表格（或者直接放在 Google Sheet 里），用库存模板添加为查询工具即可。

为什么开着 auto 模式，带价格的回复还是交给了我？

这是表格价格和交期的规则：报错一个价格或交货日期，就是一个你得兑现的承诺，所以每次都由人来批准。配合自动转发在手机上处理，批准只要几秒。

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